Quali sono i nuovi obblighi imposti dal cosiddetto “Super Green Pass” che, come sappiamo, impone a tutti i lavoratori, anche in ambito privato, di essere in possesso di Green Pass valido per accedere ai luoghi di lavoro, con i conseguenti oneri di verifica da parte del datore di lavoro a partire dal prossimo 15 ottobre?
Innanzitutto c’è da evidenziare che il controllo del Green Pass è di fatto un trattamento dati personali a tutti gli effetti, che deve essere effettuato rispettando i principi dell’ordinamento in tema di protezione dati personali (GDPR), oltre che rispettare gli obblighi normativi in tema di controlli sui lavoratori.
Devono quindi essere evitate azioni di richiesta e verifica che non sono previste da norme ed atti connessi alle misure di contrasto pandemico. In caso contrario il concreto rischio è quello di poter ledere i diritti dei soggetti sottoposti a tali procedure.
Cosa fare?
Entro il 15 di ottobre 2021 le organizzazioni, imprese, professionisti e più in generale i datori di lavoro del settore privato devono definire le procedure tecniche ed organizzative per ottemperare a quanto previsto dal D.L. 21 settembre 2021, n. 127.
Il decreto prevede espressamente che, dal 15 ottobre 2021 e fino al 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, a chiunque svolga un’attività lavorativa nel settore privato è fatto obbligo, di possedere e di esibire, su richiesta, la certificazione verde COVID-19 (Green Pass) per poter accedere ai luoghi in cui la predetta attività è svolta.
L’obbligo di possedere ed esibire il Green pass si applica anche a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa, di formazione o di volontariato nei luoghi di lavoro anche sulla base di contratti esterni.
I datori di lavoro sono tenuti a verificare il rispetto di tali prescrizioni, ossia che i lavoratori ed equiparati, come precedentemente specificato, siano in possesso di Green Pass valido e lo esibiscano.
Per i lavoratori dipendenti o collaboratori di fornitori che prestano la propria attività presso sedi di terzi, il controllo del possesso del Green Pass è effettuato sia dai soggetti presso la cui sede prestano la propria attività, che dal rispettivo datore di lavoro in caso di accesso alla sede dello stesso.
I datori di lavoro devono definire, entro il 15 ottobre 2021, le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche. È necessario, quindi, che stabiliate con il vostro Consulente per la Sicurezza sul Lavoro un modello organizzativo di verifica, formalizzandolo per iscritto, che rispecchi la realtà della vostra Organizzazione tenendo conto delle dimensioni dell’Azienda, le problematiche logistiche legate alla possibilità o meno di effettuare le verifiche all’accesso dei luoghi di lavoro (ad esempio, un elevato numero di lavoratori da controllare oppure lavoratori che effettuino la prestazione lavorativa all’esterno dell’Azienda), etc.
Infatti, le verifiche possono essere effettuare, anche a campione, prevedendo prioritariamente, ove possibile, che tali controlli siano effettuati al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro. Quindi è possibile verificare SOLO a campione e non NECESSARIAMENTE all’ingresso del luogo di lavoro, ma anche in momenti diversi.
Inoltre, dato che non è richiesto espressamente dalla norma, non è necessario annotare le verifiche effettuate su nessun registro, come prova dell’avvenuto controllo (che fra l’altro andrebbe a ledere il principio di minimizzazione dei dati, previsto dal GDPR).
Infatti, se il modello organizzativo di cui sopra, in cui le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche sono chiaramente motivate, preveda un controllo a campione dei lavoratori, ci viene in “aiuto” una FAQ del Governo in caso di controlli effettuati dalle Autorità preposte:
Le aziende che effettueranno controlli a campione sul personale potranno incorrere in delle sanzioni nel caso in cui un controllo delle autorità dovesse riscontrare la presenza di lavoratori senza green pass?
No, a condizione che i controlli siano stati effettuati nel rispetto di adeguati modelli organizzativi come previsto dal decreto-legge n. 127 del 2021.
Le verifiche delle certificazioni verdi COVID-19 sono effettuate esclusivamente (per ora) tramite APP VerificaC19 e i soggetti incaricati delle verifiche devono essere individuati e nominati formalmente.
Sono esclusi dall’obbligo di possedere ed esibire il Green Pass i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti con circolare del Ministero della Salute. Attenzione, è bene rammentare che il trattamento di dati sanitari dei dipendenti di regola è possibile solo dal Medico Competente. Devono essere definiti con lo stesso i parametri di gestione di tali casistiche anche in riferimento alle figure fragili. Il concetto è stato ribadito in un più ampio provvedimento del Garante, con il Provvedimento n. 273 del 22 luglio 2021, ma anche in precedenti pronunce dell’autorità.
Come può essere effettuato il controllo rispettando i principi cardine del trattamento dati personali
1. Controllo e NON conservazione dati
Ad oggi il controllo deve essere effettuato dal datore di lavoro, o suoi incaricati espressamente delegati e formati in tal senso, tramite la specifica APP VerificaC19. Il controllo darà un esito relativo alla validità del Green Pass e non permetterà il trattamento di nessun ulteriore dato personale relativo al soggetto interessato.
Tramite la APP non è tecnicamente possibile conservare informazioni relative al soggetto interessato (lo strumento non permette tale registrazione), ed il datore di lavoro NON deve conservare documenti di altra natura, ad esempio copia del certificato verde, sia fornito in modo cartaceo o digitale, registri cartacei o digitali di scadenze del Green Pass, motivi che hanno determinato il rilascio della certificazione.
Questo aspetto è fondamentale, perché da un lato mira a garantire il rispetto del principio di minimizzazione del trattamento dati, allo stesso tempo il datore di lavoro non dovrà applicare tutti i presidi organizzativi e tecnici propri di una registrazione e conservazione dei dati sensibili (N.B. sarebbe ad oggi illecita, come già specificato dal Garante con il Provvedimento in tema di accesso alle palestre).
2. Principali presidi in tema protezione dati personali da considerare
I processi di trattamento devono essere adeguatamente mappati nel registro dei trattamenti redatto ai sensi dell’art.30 GDPR, che dovrà essere integrato prevedendo anche questo particolare controllo in aggiunta alle ulteriori attività di trattamento connesse al contrasto pandemico (ad esempio controllo temperature agli accessi). È bene ricordare che il registro non è un semplice atto formale ma sostanziale ed è il primo presidio per gestire correttamente tutte le fasi del trattamento.
Qualora il processo sia effettuato tramite fornitori Responsabili del trattamento (Istituti di Vigilanza, etc.), gli stessi devono essere verificati preventivamente e durante il rapporto professionale, devono essere adeguatamente mappati nel registro dei trattamenti che deve contenere anche precisa indicazione dei trattamenti loro affidati. Si ricorda che il rapporto con i Responsabili del trattamento deve essere regolato tramite atto specifico con valore contrattuale che deve prevedere i trattamenti affidati oltre che le misure di sicurezza ed istruzioni operative a cui il Responsabile deve attenersi.
Predisporre una procedura operativa chiara e concreta per la gestione dei processi di controllo del Green Pass.
Il personale demandato ad effettuare i controlli deve essere individuato ed incaricato per iscritto e deve ricevere chiare istruzioni su come procedere ad effettuare i controlli previsti dalla norma, con riferimenti anche agli obblighi di riservatezza e i presidi in tema di protezione dati personali applicabili allo specifico caso.
Ai sensi dell’art.13 del GDPR devono essere predisposte le specifiche informative che devono essere fornite (ad esempio tramite affissione) prima del controllo.
In relazione a tematiche direttamente connesse a procedure e protocolli in tema salute e sicurezza sui luoghi di lavoro si suggerisce un confronto con i propri consulenti della sicurezza.
Per maggiori dettagli si rinvia al testo completo del decreto che si allega in PDF.
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